Wie kan een klacht indienen bij de Ombudsdienst?
Moet degene die een klacht indient in België wonen?
Kan ik mijn klacht in het Engels of het Duits indienen?
Kan ik mijn klacht telefonisch indienen?
Hoe kan ik een schriftelijke klacht indienen?
Kan ik mijn klacht bij u op kantoor indienen?
Ik heb bij de Ombudsdienst een klacht ingediend. Wat gebeurt er verder?
Kan ik me laten vertegenwoordigen?
Komt u ook tussen in geschillen tussen twee notarissen?
Komt u ook tussen in geschillen van een notaris met een van zijn medewerkers?
Voor welke klachten bent u niet bevoegd?
Wordt er voorrang gegeven aan bepaalde klachten?
Hoeveel kost de tussenkomst van de Ombudsdienst?
Kan ik een anonieme klacht indienen?
Kan ik aan de ombudsdienst juridische vragen stellen?
Organiseert de ombudsdienst fysieke ontmoetingen tussen de notaris en de klager?
Is het aangewezen om de klacht tegelijkertijd bij de ombudsdienst en bij de Provinciale Kamer in te dienen?
Kan ik een klacht indienen in verband met een dossier van openbare verkoop op beslag (uitvoering van een gerechtelijk mandaat door de notaris)?
Kan ik een klacht indienen in verband met een dossier van gerechtelijke verdeling (uitvoering van een gerechtelijk mandaat door de notaris)?
Kan ik aan de notaris een prijsofferte vragen voor de opdracht die ik van plan ben hem toe te vertrouwen?
Kan ik de ombudsdienst inschakelen om een notaris een sanctie op te leggen of te laten veroordelen tot betaling?

Wie kan een klacht indienen bij de Ombudsdienst?

Iedere cliënt van een Belgische notaris.

Moet degene die een klacht indient in België wonen?

Neen, de klacht moet wel een Belgische notaris betreffen.

Kan ik mijn klacht in het Engels of het Duits indienen?

Ja, dat kan. Ze wordt vervolgens enkel in het Nederlands of in het Frans behandeld, naar keuze van de klager. Behandeling van de klacht in het Duits of Engels is niet voorzien.

Kan ik mijn klacht telefonisch indienen?

U kan bij onze dienst telefonisch informatie inwinnen over de werking van de ombudsdienst (02/801.15.00). Wij kunnen een klacht die enkel telefonisch wordt ingediend niet formeel registreren. De procedure moet schriftelijk gebeuren (per brief, e-mail of via het klachtenformulier). Ondervindt u problemen om ons een schriftelijk document te bezorgen? Contacteer ons dan op het nummer 02/801.15.00.
OPGELET: onze dienst verleent geen juridisch advies. Hiervoor kan u terecht bij een notaris, de provinciale kamer, notaris.be, een advocaat, enz.

Hoe kan ik een schriftelijke klacht indienen?

U heeft drie mogelijkheden:

• U gebruikt het formulier op deze website.
• U stuurt een mail naar info@ombudsnot.be.
• U stuurt een voldoende gefrankeerde brief naar de Ombudsdienst voor het notariaat, Beenhouwersstraat 67 te 1000 Brussel. Aangetekend hoeft niet.

Vergeet niet om een kopie bij te voegen van alle documenten die nuttig kunnen zijn voor de behandeling van de klacht (briefwisseling met de notaris, kopie van de akte, …). Gelieve de dienst geen originele documenten toe te sturen.

OPGELET: het aantal bijlagen bij het formulier is beperkt tot 3. Indien u ons meer bijlagen wenst op te sturen, gelieve dan gebruik te maken van het voormeld mailadres.

Kan ik mijn klacht bij u op kantoor indienen?

Neen, dat is niet voorzien. De klacht dient steeds schriftelijk te worden ingediend.

Ik heb bij de Ombudsdienst een klacht ingediend. Wat gebeurt er verder?

Zie procedure

Kan ik me laten vertegenwoordigen?

Ja, dat kan. Bijvoorbeeld door een familielid, een advocaat of iemand uit uw naaste omgeving.

Komt u ook tussen in geschillen tussen twee notarissen?

Neen, dit is een tuchtrechtelijke bevoegdheid van de Provinciale kamer van notarissen.

Komt u ook tussen in geschillen van een notaris met een van zijn medewerkers?

Nee, wij zijn niet bevoegd voor dergelijke geschillen. We behandelen uitsluitend geschillen tussen de notaris en zijn cliënten. Een medewerker van een notaris mag ons wel contacteren in zijn/haar hoedanigheid van cliënt van een andere notaris.

Voor welke klachten bent u niet bevoegd?

Er zijn een aantal klachten die de ombudsdienst niet behandelt:

• klachten die niet wijzen op een tekortkoming in de notariële werking;
• klachten die anoniem worden ingediend of waarvan de notaris tegen wie de klacht gericht is, niet geïdentificeerd is;
• klachten waarvoor een gerechtelijke procedure loopt of gelopen heeft;
• klachten waarvoor een andere procedure loopt of gelopen heeft;
• klachten die reeds zijn behandeld door de ombudsman voor het notariaat en geen nieuwe elementen bevatten;
• klachten van notarissen, notarismedewerkers (behalve in hun hoedanigheid van cliënt van een andere notaris dan de notaris die hen tewerkstelt) of notariële instellingen;
• klachten over de privéactiviteiten van de notaris.

Wordt er voorrang gegeven aan bepaalde klachten?

Neen, noch de manier waarop een klacht wordt ingediend (bijvoorbeeld via e-mail) noch het onderwerp ervan zijn van aard om aan de klacht voorrang te verlenen. Wij starten de behandeling van uw klacht zodra wij die ontvangen.

Hoeveel kost de tussenkomst van de Ombudsdienst?

De behandeling van de klacht is volledig gratis. Uw enige kost is de postzegel op uw brief, de fotokopieën die u bij het dossier voegt, eventuele telefoongesprekken met onze dienst, …

Kan ik een anonieme klacht indienen?

Neen. Om uw klacht te kunnen behandelen, hebben wij steeds uw identiteit en uw adres nodig.

Kan ik aan de ombudsdienst juridische vragen stellen?

Neen, juridische adviesverlening maakt geen deel uit van onze opdracht. Wanneer de notaris echter weigert te antwoorden, kunnen wij hem wel verzoeken het nodige te doen nadat wij hierover een klacht gekregen hebben.

Organiseert de ombudsdienst fysieke ontmoetingen tussen de notaris en de klager?

Neen, de procedure verloopt volledig schriftelijk, door uitwisseling van mails of brieven met de partijen.

Is het aangewezen om de klacht tegelijkertijd bij de ombudsdienst en bij de Provinciale Kamer in te dienen?

Neen, want de procedure die de ombudsdienst voert, is een bemiddelingsprocedure. Indien er tegelijkertijd een andere procedure wordt opgestart die tot een sanctie kan leiden, dan is bemiddeling niet mogelijk.

Kan ik een klacht indienen in verband met een dossier van openbare verkoop op beslag (uitvoering van een gerechtelijk mandaat door de notaris)?

Ja, dat kan, MAAR enkel en alleen in een aantal zeer beperkte gevallen, aangezien:

• De klacht betrekking dient te hebben op een tekortkoming in de werking van een notariskantoor. Het is namelijk niet de bedoeling om de grond van het dossier dat door de Rechtbank beslecht werd (beschikking gewezen met het oog op het beslag) in twijfel te trekken.
• Onze dienst kan niet in de plaats komen van de bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek die de beslagprocedure regelen (met onder meer de mogelijkheid om bezwaren te formuleren binnen de opgelegde wettelijke termijnen teneinde de rechtbank toe te laten een beslissing te nemen). Om fouten in de procedure te vermijden, dient u zich door uw advocaat te laten bijstaan.

Voorbeeld van een klacht die door onze dienst kan worden behandeld: na openbare toewijzing van het goed, doet het notariskantoor er erg lang over om het proces-verbaal van rangregeling op te maken en de opbrengst onder de schuldeisers te verdelen.

Kan ik een klacht indienen in verband met een dossier van gerechtelijke verdeling (uitvoering van een gerechtelijk mandaat door de notaris)?

Ja dat kan, MAAR enkel en alleen in een aantal zeer beperkte gevallen, aangezien:

• De klacht betrekking dient te hebben op een tekortkoming in de werking van een notariskantoor. Het is niet de bedoeling om onze dienst te laten tussenkomen voor een bemiddeling tussen de betrokken deelgenoten (grond van het dossier).
• Onze dienst kan niet in de plaats komen van de bepalingen van het Gerechtelijk Wetboek die de procedure van verdeling regelen (met onder meer de mogelijkheid om bezwaren te formuleren binnen de opgelegde wettelijke termijnen teneinde de rechtbank toe te laten een beslissing te nemen). Om fouten in de procedure te vermijden, dient u zich best door uw advocaat te laten bijstaan.

Voorbeeld van een klacht die onze dienst kan behandelen: het notariskantoor organiseert geen afspraak om de werkzaamheden te openen ondanks het verzoek door een van de partijen om hiertoe over te gaan (geen antwoord op diens schrijven).

Kan ik aan de notaris een prijsofferte vragen voor de opdracht die ik van plan ben hem toe te vertrouwen?

Ja, dat kan. Dit is niet gebruikelijk, maar wordt ten zeerste aangeraden. Het is steeds voorzichtiger om van de notaris een schatting van de geplande kosten en/of de manier waarop het werk gefactureerd zal worden, te bekomen. Idealiter zou men deze vraag moeten stellen VOOR men zich in een verrichting engageert die de tussenkomst van een notaris zal vereisen (bijvoorbeeld vóór het aankoopbod).

Er zijn twee soorten diensten:

• diensten die wettelijk getarifeerd worden: bijvoorbeeld aankoop van een onroerend goed. De wet voorziet een vast tarief voor de erelonen van de notaris.
  Behalve de erelonen, zijn er ook heel wat bijkomende kosten afhankelijk van dossier tot dossier naargelang de te vervullen formaliteiten.
  Het is belangrijk om te weten hoe het Kantoor deze prestaties zal factureren aangezien zij niet onder de erelonen vallen.
• diensten die niet wettelijk getarifeerd worden. Bijvoorbeeld: een aangifte van nalatenschap. In het kader van een nalatenschapsdossier, leveren de Kantoren verschillende diensten waarvan de omvang afhangt van het dossier (en van hetgeen door de erfgenamen gevraagd wordt).

Het is dus belangrijk om duidelijk te zijn over het werk dat aan de notaris wordt toevertrouwd en op voorhand te weten hoe dit werk vergoed zal worden.

N.B.: het is voor het kantoor dikwijls onmogelijk om op voorhand het exacte bedrag van de voorgenomen verrichting te voorzien. Het Kantoor kan echter wel laten weten welke facturatiemethode er gehanteerd wordt. Op die manier weet u hoe een telefoongesprek, een antwoord per mail, een vergadering, enz. gefactureerd zullen worden.

Pro memorie: de Provinciale Kamer beschikt over een specifieke bevoegdheid inzake betwisting van erelonen en aktekosten.

Kan ik de ombudsdienst inschakelen om een notaris een sanctie op te leggen of te laten veroordelen tot betaling?

Neen. De ombudsdienst is een dienst voor buitengerechtelijke regeling. Zijn voornaamste opdracht bestaat erin tot een minnelijke oplossing te komen wanneer er op een notariële tekortkoming wordt gewezen.

Voorbeelden:

1. Een cliënt klaagt over het feit dat de notaris niet antwoordt. Onze dienst zal aan de notaris vragen om een oplossing te bieden (bv: dat hij antwoordt op de vraag) en/of uit te leggen waarom er geen gunstig antwoord aan gegeven kan worden. We kunnen de notaris niet aanmanen (verplichten) om op de aanvraag te antwoorden.
2. Een cliënt klaagt over een fout in de berekening van de notaris. Onze dienst zal aan de notaris vragen om zijn berekening na te kijken en een oplossing voor te stellen indien er effectief een fout in het nadeel van de cliënt gebeurd is. We kunnen de notaris niet veroordelen tot de betaling van het eventuele verschil.
3. Een cliënt vindt dat de notaris slecht werk geleverd heeft (fouten die systematisch door de cliënt verbeterd worden) en dat hij zijn prestaties dus niet aan het volledige tarief mag factureren. Onze dienst zal aan de notaris om zijn standpunt en een eventueel voorstel vragen. We kunnen de notaris niet verplichten om zijn factuur te verlagen.